Faktury, které se platí včas: sedm věcí, které rozhodují

Co na faktuře být musí

Slovo „faktura“ zákon nezná. Podle toho, kdo ji vystavuje, jde o účetní doklad, daňový doklad, nebo obojí. Každý podnikatel na ní uvádí jméno, sídlo a identifikační číslo a údaj o zápisu v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci (§ 435 občanského zákoníku). Plátce DPH k tomu přidává náležitosti daňového dokladu:

Do kdy fakturu vystavit

Plátce DPH vystaví daňový doklad do 15 dnů ode dne, kdy mu vznikla povinnost přiznat daň: tedy od uskutečnění plnění, nebo od přijetí platby, pokud přišla dřív (§ 28 odst. 8 ZDPH).

• Zálohová faktura je výzva k platbě, ne daňový doklad. DPH se z ní neodvádí.
• Po přijetí zálohy vystaví plátce daňový doklad k přijaté platbě, opět do 15 dnů.
• V konečné faktuře se zaplacené zálohy odečtou.

Neplátci zákon lhůtu neurčuje. Platí ale jednoduché pravidlo: splatnost začne běžet, až fakturu pošlete. Každý den odkladu je den, o který dostanete zaplaceno později.

Jakou dát splatnost

Když splatnost nesjednáte, je cena mezi podnikateli splatná do 30 dnů od doručení faktury. Sjednat si můžete kratší i delší; nad 60 dnů jen tehdy, není-li to vůči vám jako věřiteli hrubě nespravedlivé (§ 1963 občanského zákoníku).

V praxi se nejčastěji používá 14 dnů. Na faktuře uvádějte splatnost datem, ne počtem dnů — odběratel nemusí počítat a v upomínce se na ně snáz odkážete.

Sedm věcí, které úhradu zrychlí

1. Fakturujte hned

Faktura vystavená v den dodání se platí ochotněji než ta, která přijde za tři týdny, kdy už si odběratel práci nepamatuje.

2. Správné údaje odběratele

Překlep v názvu nebo staré sídlo je nejčastější důvod, proč vám fakturu vrátí k opravě. Údaje berte z veřejného rejstříku ARES podle IČO, ne z e-mailového podpisu.

3. QR platba

Odběratel nemusí opisovat číslo účtu ani částku, takže odpadá odklad „zaplatím, až budu u počítače“ i chyby při opisování. Jak kód funguje, popisuje článek QR platba na faktuře.

4. Jednoznačný variabilní symbol

Číslo faktury jako variabilní symbol, nejvýš 10 číslic. Platbu díky němu přiřadíte hned a neupomínáte toho, kdo má zaplaceno.

5. Odeslání e-mailem jako PDF

Na adresu, kterou si odběratel pro faktury určil — u firem to bývá účtárna, ne člověk, se kterým jednáte. Do předmětu napište číslo faktury a částku.

6. Všechno, co odběratel potřebuje ke schválení

Číslo objednávky, název zakázky, období, za které fakturujete. Faktura bez nich leží ve schvalování, dokud se někdo nezeptá.

7. Upomínka do týdne po splatnosti

První připomenutí není nezdvořilost, ale běžná součást fakturace. Postup, lhůty a vzory textů najdete v článku Upomínka nezaplacené faktury.

Opakované faktury a opravy

• Opakované faktury. Nájem, paušál nebo předplatné nefakturujte pokaždé znovu: stačí šablona s periodou.
• Oprava faktury. Odeslanou fakturu nepřepisujte. Plátce DPH opravuje opravným daňovým dokladem (dobropisem), který se odkazuje na původní doklad.
• Cizí měna. Fakturu vystavíte v eurech nebo dolarech; plátce na ní uvede daň i v korunách, přepočtenou kurzem ke dni, kdy mu vznikla povinnost přiznat daň.

Fakturace v Doruna

Časté otázky