Upomínka nezaplacené faktury: kdy ji poslat a co napsat
Faktura po splatnosti není důvod k rozpakům, ale k jasnému postupu. Kdy se ozvat, co napsat, na jaký úrok máte nárok a co musí proběhnout, než půjdete k soudu. Se třemi vzory, které stačí doplnit.
Obsah článku
V kostce
- Dlužník je v prodlení dnem následujícím po splatnosti. Upomínat můžete hned; počet upomínek zákon nepředepisuje.
- Zákonný úrok z prodlení odpovídá repo sazbě ČNB platné první den pololetí, kdy prodlení začalo, zvýšené o 8 procentních bodů ročně.
- Mezi podnikateli máte navíc nárok na nejméně 1 200 Kč nákladů spojených s uplatněním každé pohledávky.
- Před žalobou pošlete výzvu k plnění nejméně 7 dnů předem, jinak můžete přijít o náhradu nákladů řízení.
- Právo na zaplacení se promlčuje za tři roky.
Než upomenete: opravdu nezaplatil?
Nejtrapnější upomínka je ta na zaplacenou fakturu. Než ji pošlete, projděte výpis z banky: platba mohla přijít bez variabilního symbolu, s jiným symbolem, z jiného účtu, nebo jednou částkou za několik faktur.
- Zkontrolujte nespárované příchozí platby za poslední dny.
- Ověřte, že odběratel fakturu dostal — a na správnou e-mailovou adresu.
- Podívejte se, zda k faktuře neexistuje dobropis nebo zaplacená záloha, které dluh snižují.
Kdy poslat kterou upomínku
Zákon žádný harmonogram neurčuje. V praxi se osvědčuje stupňovat tón a zkracovat lhůty:
| Kdy | Co poslat | Tón a obsah |
|---|---|---|
| 2–3 dny před splatností | Připomenutí (nepovinné) | Přátelské; hodí se u velkých částek a nových odběratelů |
| Týden po splatnosti | První upomínka | Zdvořilá připomínka s platebními údaji; počítá s tím, že jde o opomenutí |
| Dva až tři týdny po splatnosti | Druhá upomínka | Důrazná; nová lhůta a zmínka o úroku z prodlení |
| Měsíc a déle | Poslední upomínka nebo předžalobní výzva | Věcná; vyčíslení dluhu, lhůta nejméně 7 dnů a další postup |
Co má upomínka obsahovat
- Číslo faktury, datum vystavení a datum splatnosti.
- Dlužnou částku — tu, která opravdu zbývá po částečných úhradách a dobropisech.
- Platební údaje: číslo účtu, variabilní symbol, ideálně i QR kód.
- Novou lhůtu konkrétním datem, ne slovem „obratem“.
- Co bude následovat, pokud úhrada nepřijde: úrok z prodlení, pozastavení dodávek, vymáhání.
- Kontakt, kam se má odběratel ozvat, když s fakturou nesouhlasí.
Vzory upomínek
Texty v hranatých závorkách doplňte. Vzory jsou psané pro vztah mezi podnikateli.
Předmět: Připomenutí splatnosti faktury č. [číslo] Dobrý den, dovolujeme si připomenout, že faktura č. [číslo] ze dne [datum vystavení] na částku [částka] Kč byla splatná [datum splatnosti] a dosud ji neevidujeme jako uhrazenou. Prosíme o úhradu na účet [číslo účtu] pod variabilním symbolem [variabilní symbol]. Pokud jste už platili, považujte tuto zprávu za bezpředmětnou a dejte nám prosím vědět datum platby. Děkujeme a přejeme hezký den. [jméno a firma]
Předmět: Upomínka: faktura č. [číslo] je po splatnosti Dobrý den, faktura č. [číslo] na částku [částka] Kč je [počet] dnů po splatnosti ([datum splatnosti]). Na naše připomenutí ze dne [datum] jsme nedostali odpověď. Žádáme o úhradu do [datum] na účet [číslo účtu], variabilní symbol [variabilní symbol]. Od prvního dne prodlení nám vzniká nárok na zákonný úrok z prodlení a na náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky. Pokud úhradě něco brání, ozvěte se — domluvíme se na řešení. [jméno a firma]
Předmět: Předžalobní výzva k úhradě faktury č. [číslo] Vážení, vyzýváme vás k úhradě dlužné částky [částka] Kč z faktury č. [číslo], splatné [datum splatnosti], spolu se zákonným úrokem z prodlení od [první den prodlení] do zaplacení a s náklady spojenými s uplatněním pohledávky ve výši 1 200 Kč. Částku uhraďte do [datum, nejméně 7 dnů od odeslání] na účet [číslo účtu], variabilní symbol [variabilní symbol]. Nebude-li dluh v této lhůtě uhrazen, budeme pohledávku vymáhat soudní cestou. Tato výzva je výzvou k plnění podle § 142a občanského soudního řádu. [jméno, firma a adresa]
Úrok z prodlení a náhrada nákladů
Úrok z prodlení běží ze zákona od prvního dne po splatnosti; nemusíte ho mít ve smlouvě ani na něj upozorňovat (§ 1970 občanského zákoníku). Jeho výši určuje nařízení vlády č. 351/2013 Sb.:
Mezi podnikateli vám navíc náleží nejméně 1 200 Kč jako náhrada nákladů spojených s uplatněním každé pohledávky. Ve smlouvě si můžete sjednat i jiný úrok nebo smluvní pokutu; nesmí být nepřiměřené.
Splatnost: kolik dnů je rozumných
Když si splatnost nedohodnete, je cena mezi podnikateli splatná do 30 dnů od doručení faktury. Delší než 60 dnů ji lze sjednat jen tehdy, není-li to vůči věřiteli hrubě nespravedlivé (§ 1963 občanského zákoníku). Běžná je splatnost 14 dnů; uvádějte ji na faktuře datem.
Když nezaplatí ani pak
- Předžalobní výzva. Doručte ji na adresu dlužníka nejméně 7 dnů před podáním žaloby. Bez ní vám soud nemusí přiznat náhradu nákladů řízení, i když spor vyhrajete (§ 142a o. s. ř.).
- Elektronický platební rozkaz. Návrh se podává na elektronickém formuláři; soud o něm rozhoduje bez jednání (§ 174a o. s. ř.).
- Hlídejte promlčení. Promlčecí lhůta trvá tři roky; po ní se dlužník může promlčení dovolat a soud nárok nepřizná (§ 629 občanského zákoníku).
Upomínky v Doruna
Upomínka z náhledu faktury, pod vaší kontrolou
- Vidíte, kdo opravdu dlužíPlatby z banky se párují s fakturami, takže upomínáte jen neuhrazené.
- Tři úrovně textuZdvořilá připomínka, důrazná upomínka a poslední upomínka. Text před odesláním upravíte.
- Správná částkaUpomínka zní na to, co zbývá uhradit po platbách, dobropisech a zúčtovaných zálohách.
- Záznam u fakturyU každé faktury je vidět, kdy a jaká upomínka odešla.
- Úrok z prodlení spočítaný za vásSazbu podle repo sazby ČNB Doruna načte sama, zohlední částečné úhrady a vystaví penalizační fakturu.
Upomínky Doruna neposílá sama. Každou potvrzujete vy — žádná tak neodejde odběrateli, se kterým jste se mezitím domluvili po telefonu.
Časté otázky
Musím poslat upomínku, abych mohl chtít úrok z prodlení?
Ne. Úrok z prodlení vzniká ze zákona prvním dnem po splatnosti. Upomínka je zdvořilost a důkaz, že jste dlužníka na dluh upozornili.
Kolik upomínek musím poslat před žalobou?
Zákon žádný počet neurčuje. Kvůli náhradě nákladů řízení ale pošlete výzvu k plnění nejméně 7 dnů před podáním žaloby na adresu dlužníka (§ 142a občanského soudního řádu).
Můžu účtovat poplatek za upomínku?
Vůči podnikateli máte ze zákona nárok na nejméně 1 200 Kč jako náhradu nákladů spojených s uplatněním každé pohledávky (§ 3 nařízení vlády č. 351/2013 Sb.). Tato paušální částka se týká závazků mezi podnikateli.
Jak vysoký je zákonný úrok z prodlení?
Repo sazba ČNB platná první den pololetí, ve kterém prodlení začalo, zvýšená o 8 procentních bodů ročně. Při repo sazbě 3,5 % je to 11,5 % ročně.
Spočítá Doruna úrok z prodlení?
Ano. U faktury po splatnosti vystavíte penalizační fakturu: Doruna načte repo sazbu ČNB, přičte 8 procentních bodů, spočítá úrok za dny prodlení s ohledem na částečné úhrady a sazbu vám dovolí přepsat, pokud máte ve smlouvě jinou.
Posílá Doruna upomínky automaticky?
Ne. Doruna připraví text upomínky ve třech úrovních a vy ji pošlete z náhledu faktury. Je to záměr: upomínka tak nikdy neodejde bez vašeho vědomí.
Kdy se pohledávka z faktury promlčí?
Promlčecí lhůta trvá tři roky a běží ode dne, kdy jste právo mohli poprvé uplatnit, tedy od splatnosti. Po jejím uplynutí může dlužník promlčení namítnout.
Zdroje
Text jsme naposledy ověřili 10. 10. 2026 podle platných předpisů a podle toho, jak pracuje aplikace Doruna. Nenahrazuje daňové ani právní poradenství k vašemu konkrétnímu případu. Našli jste nepřesnost? Napište nám.
Upomínejte jen ty, kdo opravdu dluží
Doruna spáruje platby s fakturami a upomínku ve správné výši pošlete rovnou z náhledu faktury.