- Nápověda
- Stát a úřady
Stát a úřadyNávod krok za krokem
Účetní závěrka do sbírky listin: PDF a datová schránka
Jak stáhnout účetní závěrku s.r.o. pro sbírku listin, co před založením zkontrolovat, kdy je termín a jak ji poslat datovou schránkou soudu.
Obsah návodu
Co propojení umí
- Z rozvahy, výkazu zisku a ztráty a přílohy za zvolený rok sestaví PDF pro sbírku listin. Výkazy jsou v úředním tvaru v celých tisících Kč, příloha z Přílohy k účetní závěrce.
- Před odesláním zkontroluje deset věcí: právní formu, IČO firmy, povinný audit, kontroly výkazů, čísla řádků, dokončenou přílohu, den schválení, rejstříkový soud, velikost souborů a datovou schránku firmy.
- Ze spisové značky firmy určí rejstříkový soud a jeho datovou schránku (Městský soud v Praze a šest krajských soudů).
- Pohlídá meze sbírky listin: nejvýš 150 kB na stránku a 10 MB na podání, PDF bez šifrování a bez vložených souborů.
- Malé a mikro účetní jednotce bez povinného auditu dovolí výkaz zisku a ztráty vynechat (§ 21a odst. 9 zákona o účetnictví).
- V Daňovém kalendáři ukáže termín „Založení účetní závěrky do sbírky listin“ — 30 dnů od schválení, nejpozději 12 měsíců od rozvahového dne.
- Když závěrku založíte jinak, zaznamenáte to jedním tlačítkem — termín v kalendáři je pak splněný.
Co propojení neumí
- Odesílání do sbírky listin z Doruna je zatím vypnuté — PDF si stáhnete a do sbírky listin založíte sami (postup je níže).
- Neodesílá ze schránky účetní nebo jiné osoby. Bez elektronického podpisu smí listiny poslat jen sama firma ze své schránky; podpis ani plnou moc Doruna zatím neumí.
- Nepřikládá zprávu auditora ani výroční zprávu — firmě s povinným auditem závěrku z Doruna neodešle.
- Umí jen společnost s ručením omezeným a akciovou společnost — v. o. s., k. s., družstvo ani spolek ne.
- Do PDF zatím nevpisuje podpisový záznam statutárního orgánu — místo pro podpis zůstává prázdné. Jak ho doplnit, ověřte se svou účetní.
- Nepodává závěrku přes přiznání k dani z příjmů právnických osob (žádost o předání závěrky soudu).
- Nefunguje u firmy na daňové evidenci — ta účetní závěrku nesestavuje.
Co k tomu potřebujete
- Společnost s ručením omezeným nebo akciovou společnost na podvojném účetnictví. PDF stáhnete na každém tarifu; odesílání z Doruna (zatím vypnuté) bude jen na tarifu Pro a Business.
- Zaúčtovaný rok a vyplněnou Přílohu k účetní závěrce označenou jako dokončenou.
- Spisovou značku firmy (například C 123456/MSPH) v Nastavení → Firma — načte se i z ARES.
- Kategorii účetní jednotky v nastavení výkazů — podle ní Doruna pozná povinný audit, rozsah rozvahy a výkaz zisku a ztráty.
- Den, kdy závěrku schválila valná hromada nebo jediný společník.
- Až bude odesílání z Doruna zapnuté: připojenou datovou schránku firmy (ne schránku účetní) a roli s přístupem k Datovým schránkám, která smí měnit data.
Část 1: příprava závěrky v Doruna
Závěrku připravíte na stránce Příloha k účetní závěrce — karta Sbírka listin je dole pod přílohou.
Dokončete Přílohu
Zadejte den schválení
Projděte kontroly
Stáhněte PDF
Část 2: založení do sbírky listin
Dokud je odesílání z Doruna vypnuté, založíte PDF sami — nejjednodušeji z datové schránky firmy.
Zaznamenejte založení
Jak to funguje
- Rozvaha a výkaz zisku a ztráty se počítají z účetního deníku v celých tisících Kč a bez prázdných řádků — jako PDF v úředním tvaru u výkazů. Příloha je z Přílohy k účetní závěrce.
- Celá závěrka (rozvaha, výkaz zisku a ztráty a příloha) je jeden PDF — sbírka listin bere každou listinu jako jeden soubor.
- Den sestavení se tiskne do zápatí výkazů i pod přílohu. Bez zadání je to den, kdy jste Přílohu označili jako dokončenou — nejpozději den schválení závěrky (kdo Přílohu dokončí až po valné hromadě, má v PDF den schválení). Jiný den zadejte ručně.
- Rejstříkový soud a jeho datovou schránku Doruna určí ze spisové značky firmy — „/MSPH“ je Městský soud v Praze, „/KSBR“ Krajský soud v Brně a podobně.
- Termín založení je 30 dnů od schválení závěrky, nejpozději 12 měsíců od rozvahového dne (§ 21a zákona o účetnictví). V Daňovém kalendáři ho uvidíte i v odběru do kalendáře Google, Apple a Outlook.
- Při odeslání (až bude zapnuté) Doruna nejdřív ověří, že připojená datová schránka patří firmě a schránka příjemce soudu. Zprávu i s PDF uloží do Datových schránek mezi odeslané, k ní doručenku a do historie na kartě.
- Závěrku, která už je odeslaná nebo zaznamenaná jako založená, pošle znovu jen tlačítko Odeslat znovu.
Jak ověřit, že vše funguje
- Na kartě Sbírka listin jsou kontroly zelené — kromě datové schránky, která se ověří až při odeslání.
- Stažený PDF má rozvahu, výkaz zisku a ztráty (pokud ho přikládáte) a přílohu; v zápatí výkazů i pod přílohou je den sestavení.
- Po založení najdete listinu ve sbírce listin firmy na or.justice.cz — zveřejní ji soud.
- V Daňovém kalendáři je termín „Založení účetní závěrky … do sbírky listin“ splněný.
Řešení problémů
| Co vidíte | Proč | Co udělat |
|---|---|---|
| „Odesílání do sbírky listin je v Doruna zatím vypnuté — zapneme ho, až účetní potvrdí podobu výkazů pro sbírku listin. Do té doby si PDF stáhněte a založte ho do sbírky listin sami. Postup je v návodu Sbírka listin.“ | Odesílání z Doruna čeká, až účetní potvrdí podobu výkazů pro sbírku listin. | Stáhněte PDF, založte ho podle části 2 návodu a pak klikněte na Zaznamenat založení mimo Doruna. |
| „Čísla řádků výkazů zatím nejsou ověřená s číselníkem finanční správy — výkaz je tiskne s poznámkou „Čísla řádků jsou uvedena předběžně.“ Takový výkaz z Doruna do sbírky listin neodešleme.“ | Čísla řádků rozvahy a výkazu zisku a ztráty zatím nejsou ověřená. | Projděte PDF se svou účetní. Odeslání z Doruna se odemkne po ověření čísel řádků. |
| „Ve firmě chybí spisová značka (například C 123456/MSPH). Doplňte ji v Nastavení → Firma, nebo ji načtěte z ARES.“ | Bez spisové značky Doruna nepozná rejstříkový soud. | Doplňte spisovou značku v Nastavení → Firma (nebo ji načtěte z ARES) a kartu načtěte znovu. |
| „Ze spisové značky „…“ nepoznáme rejstříkový soud. Zapište ji jako v ARES, například C 123456/MSPH.“ | Ve spisové značce chybí zkratka soudu, nebo ji Doruna nezná. | Zapište spisovou značku tak, jak ji uvádí ARES nebo výpis z obchodního rejstříku — oddíl, vložku a zkratku soudu za lomítkem. |
| „Krajský soud v Praze rejstříkovým soudem není — obchodní rejstřík pro Středočeský kraj vede Městský soud v Praze. Opravte spisovou značku v Nastavení → Firma (například C 123456/MSPH).“ | Firmy ze Středočeského kraje zapisuje Městský soud v Praze, ne Krajský soud v Praze. | Opravte spisovou značku podle výpisu z obchodního rejstříku (končí „/MSPH“). |
| „Ve firmě chybí IČO — bez něj závěrku soudu neodešleme. IČO doplní podpora Doruna — napište na podpora@doruna.cz.“ | Firma nemá IČO — patří do věci zprávy pro soud a podle něj se ověří, že schránka patří firmě. IČO firmy v Nastavení → Firma změnit nejde, doplní ho podpora. | Napište na podpora@doruna.cz (odkaz Napsat podpoře u kontroly) z adresy, se kterou se do Doruna přihlašujete, a uveďte název firmy a její IČO. Až ho podpora doplní, kartu načtěte znovu. |
| „Zadejte den, kdy závěrku schválila valná hromada (nebo jediný společník v její působnosti).“ | Na kartě Sbírka listin chybí den schválení závěrky. | Vyplňte Den schválení závěrky a klikněte na Uložit údaje. |
| „Den schválení (…) je dřív než den sestavení závěrky (…). Opravte jeden z nich.“ | Ručně zadaný den sestavení je pozdější než den schválení — závěrku nejde schválit dřív, než je sestavená. | Opravte Den sestavení závěrky nebo Den schválení závěrky a uložte. Když den sestavení smažete, Doruna použije den dokončení Přílohy, nejpozději den schválení. |
| „Příloha k účetní závěrce není označená jako dokončená. Dokončete ji tlačítkem Označit jako dokončené.“ | Příloha je rozpracovaná. | Doplňte Přílohu a klikněte na Označit jako dokončené. |
| „Výkazy neprošly kontrolami: … Opravte to v účetnictví — PDF výkazu zatím nese nápis „NÁVRH“.“ | Aktiva se nerovnají pasivům, výsledek hospodaření nenavazuje, nebo výkaz hlásí jinou chybu. | Otevřete rozvahu (odkaz u kontroly), opravte zápisy v účetnictví a kartu načtěte znovu. |
| „Firma má povinný audit. Do sbírky listin patří závěrka ověřená auditorem a zpráva auditora (§ 21a odst. 3 zákona o účetnictví) — zprávu auditora Doruna do podání zatím nepřikládá. Podání připravte s auditorem.“ | Firmě s povinným auditem Doruna zatím celé podání nepřipraví. | PDF si stáhněte a podání se zprávou auditora připravte s auditorem. |
| „Kategorie účetní jednotky není vyplněná — nevíme, jestli má firma povinný audit. Vyplňte ji v Nastavení → Firma (Výkazy).“ | Bez kategorie účetní jednotky Doruna nepozná povinný audit ani to, co smíte vynechat. | Vyplňte kategorii účetní jednotky v nastavení výkazů. |
| „Soubor „…“ má … na stránku — sbírka listin přijme nejvýš 150 kB na stránku.“ nebo „Soubory mají dohromady … — jedním podáním jde nejvýš 10 MB.“ | PDF je na sbírku listin příliš velké — obvykle kvůli velmi dlouhé příloze. | Zkraťte texty Přílohy, nebo napište podpoře na podpora@doruna.cz. |
| „Datová schránka firmy není v Doruna připojená. Připojte ji v Datových schránkách — závěrku odešle firma ze své schránky.“ | Pro odeslání z Doruna je potřeba připojená datová schránka firmy. | Připojte datovou schránku firmy (návod Datová schránka), nebo PDF založte sami. |
| „Datová schránka je připojená k testovacímu prostředí datových schránek — do sbírky listin z ní odeslat nejde. Připojte ji znovu v produkčním prostředí.“ | Schránka je připojená k testovacímu prostředí (czebox.cz). | V Datových schránkách klikněte na Odpojit a schránku připojte v produkčním prostředí. |
| „Připojená datová schránka … nepatří firmě … Bez elektronického podpisu smí závěrku do sbírky listin poslat jen firma ze své datové schránky. …“ | V Doruna je připojená schránka účetní nebo jiné osoby, ne schránka firmy. | Připojte datovou schránku firmy, nebo závěrku založte sami — ze schránky účetní je potřeba podpis nebo plná moc. |
| „Datová schránka soudu … se v systému datových schránek nenašla nebo nepatří soudu (…) — závěrku neodešleme. Napište nám na podpora@doruna.cz.“ | Schránka soudu, kterou Doruna zná, v systému datových schránek neodpovídá. | Napište podpoře na podpora@doruna.cz; mezitím závěrku založte sami. |
| „Závěrka za rok … už byla do sbírky listin odeslána … Chcete-li ji poslat znovu, potvrďte Odeslat znovu.“ | Závěrka za tento rok už odešla (nebo je zaznamenaná jako založená mimo Doruna). | Znovu ji posílejte jen tehdy, když o to soud požádal nebo jste závěrku opravili — tlačítkem Odeslat znovu. |
| „Závěrka se právě odesílá — počkejte, až odesílání doběhne, a stránku obnovte.“ | Závěrku právě odesílá jiný člen firmy, nebo předchozí odesílání ještě běží. | Počkejte chvíli a stránku obnovte — v historii uvidíte výsledek. |
| „Závěrku do sbírky listin odesílá jen sám uživatel — v zastoupení to nejde.“ | Správce Doruna přihlášený za uživatele závěrku neodesílá. | Závěrku odešle vlastník, administrátor nebo účetní firmy pod svým přihlášením. |
| „Odesílání do sbírky listin Doruna zatím umí jen pro společnost s ručením omezeným a akciovou společnost. PDF si stáhněte a založte závěrku sami. Postup je v návodu Sbírka listin.“ | Firma má jinou právní formu (v. o. s., k. s., družstvo, spolek). | PDF si stáhněte a založte ho sami podle části 2 návodu. |
| „Výkaz zisku a ztráty smí vynechat jen malá nebo mikro účetní jednotka bez povinného auditu (§ 21a odst. 9 zákona o účetnictví).“ | Podle kategorie účetní jednotky musí firma výkaz zisku a ztráty zveřejnit. | Nechte přepínač Přiložit výkaz zisku a ztráty zapnutý. |
| „Odesílat z Doruna může jen role s přístupem k Datovým schránkám (tarif Pro nebo Business). PDF si můžete stáhnout.“ nebo „Máte k této firmě přístup jen pro čtení — závěrku odešle vlastník, administrátor nebo účetní.“ | Tarif firmy nebo vaše role datové schránky nemá, nebo máte roli Jen čtení. | Požádejte vlastníka firmy o přístup, případně přejděte na tarif Pro nebo Business. |
| „Závěrka odešla do datové schránky soudu (ID zprávy …), ale záznam v Doruna se nepodařilo uložit. Znovu ji neposílejte a napište nám na podpora@doruna.cz.“ | Zpráva soudu odešla, jen se v Doruna nepodařilo zapsat historii (výpadek databáze). | Závěrku znovu neposílejte. Napište podpoře s ID zprávy — záznam doplníme. Po nejbližší synchronizaci schránky uvidíte zprávu i v Datových schránkách mezi odeslanými. |
| „Datová schránka požadavek odmítla (kód …): …“ nebo „Datová schránka teď neodpovídá. Zkuste to za chvíli znovu.“ | Systém datových schránek zprávu odmítl, nebo je nedostupný. V historii je záznam Odeslání se nezdařilo. | Postupujte podle textu za kódem a zkuste to znovu; když mu nerozumíte, napište podpoře na podpora@doruna.cz. |
Odpojení
- Karta Sbírka listin se nevypíná — PDF si můžete stáhnout kdykoli.
- Když schránku firmy v Datových schránkách odpojíte, tlačítko Odeslat do sbírky listin bude nedostupné; historie na kartě i zprávy v archivu zůstanou.
- Záznam o založení mimo Doruna smažete tlačítkem Smazat záznam — listina ve sbírce listin tím nezmizí.
- Odeslanou listinu Doruna ze sbírky listin vzít zpět neumí — opravenou závěrku soud založí jako novou listinu.
Bezpečnost
- Až bude odesílání zapnuté, Doruna závěrku pošle jen ze schránky firmy a jen do schránky rejstříkového soudu podle spisové značky — obojí před odesláním ověří v systému datových schránek.
- Přihlašovací údaje k datové schránce jsou uložené zašifrovaně (AES-256), jako u všech datových schránek v Doruna.
- Tlačítko Odeslat do sbírky listin je jen pro vlastníka, administrátora a účetní firmy s přístupem k modulu datových schránek — ne pro roli Jen čtení ani pro správce Doruna v zastoupení.
- Listiny ve sbírce listin jsou veřejné. Před odesláním zkontrolujte, že PDF neobsahuje údaje, které se zveřejnit nesmějí (například rodná čísla).