- Nápověda
- Doklady a dokumenty
Doklady a dokumentyNávod krok za krokem
Podpis Doruna: podepsání smlouvy s protokolem
Smlouvu z Doruna pošlete stranám k podpisu e-mailem. Každá ověří e-mail kódem a podepíše; všichni dostanou PDF s protokolem o podpisu a kódem ověření.
Obsah návodu
Co propojení umí
- Pošle smlouvu ze stránky Smlouvy k podpisu až pěti stranám — vám (Za naši firmu) i druhé straně. Každá dostane e-mailem vlastní odkaz, účet v Doruna nepotřebuje.
- Ukáže podepisující straně celý dokument jako PDF ještě před podpisem; dokument je od té chvíle zafixovaný otiskem SHA-256 a dál se nemění.
- Ověří, že podepisující má přístup ke své e-mailové adrese: pošle na ni šestimístný kód, který platí 10 minut.
- Zaznamená průběh podpisu: kdy byla výzva odeslána, kdy strana dokument otevřela, ověřila e-mail a podepsala, s jakým jménem, z jaké IP adresy a z jakého zařízení.
- Po podpisu všech stran připojí k dokumentu Protokol o podpisu, opatří celé PDF elektronickou pečetí Doruna a všem stranám i vám pošle e-mailem odkaz na podepsané PDF. Smlouva se v Doruna označí jako podepsaná.
- Dá dokumentu kód ověření a QR kód: kdokoli si na doruna.cz/overeni-podpisu ověří, že dokument odpovídá záznamu — podle kódu, nebo podle souboru PDF.
- V panelu Podpis Doruna u smlouvy ukáže stav každé strany, umí poslat výzvu znovu, žádost odvolat a stáhnout originál i podepsané PDF.
Co propojení neumí
- Nejde o podpis pro úřady: podání úřadům a smlouvy s obcemi, státem a jinými veřejnoprávními subjekty takto nepodepíšete.
- Nehodí se pro převody nemovitostí do katastru, převod podílu v s.r.o., dokumenty, které vyžadují úředně ověřený podpis nebo notářský zápis, pro výpověď doručovanou zaměstnanci elektronicky a pro spotřebitelské úvěry.
- Neověřuje totožnost úředním dokladem ani bankovní identitou — ověřuje jen přístup k e-mailové adrese. Neověřuje ani oprávnění osoby jednat za firmu.
- Neposílá ověřovací kód přes SMS — zatím jen e-mailem.
- Nepodepíše dokument, který nevznikl ve Smlouvách v Doruna — vlastní PDF zatím nahrát nejde.
- Neumožní dokument po odeslání změnit. Chcete-li ho upravit, žádost odvolejte, smlouvu upravte a pošlete ji znovu.
- Nepřidává k podpisu časové razítko od třetí strany — čas podpisu zaznamenává Doruna.
Co k tomu potřebujete
- Smlouvu ve stavu K podpisu na stránce Smlouvy (v editoru smlouvy tlačítko Připravit k podpisu).
- Jméno a e-mailovou adresu každé podepisující strany — každá strana musí mít jinou adresu. Stran může být jedna až pět.
- Tarif Doruna: kterýkoli. Na tarifu Free lze odeslat k podpisu nejvýš 5 smluv za kalendářní měsíc, na placeném tarifu limit není.
- Roli ve firmě, která smí měnit data. Role „Jen čtení“ stav podpisu vidí a PDF stáhne, ale žádost neodešle ani neodvolá.
V Doruna
Žádost o podpis odešlete ze stránky Smlouvy; dokument se od té chvíle nedá změnit.
Podepisující strana
Podepisující účet v Doruna nepotřebuje — stačí odkaz z e-mailu a přístup k téže e-mailové schránce.
Jak to funguje
- Při odeslání Doruna vytiskne smlouvu do PDF a spočítá jeho otisk SHA-256. Všechny strany vidí a podepisují právě tento soubor; otisk je na stránce podpisu i v protokolu.
- Každý krok (odeslání výzvy, otevření, odeslaný a ověřený kód, podpis, odvolání) se zapíše do záznamu o průběhu podpisu. Záznam se jen připisuje — každá položka nese otisk té předchozí, takže pozdější změna nebo smazání položky je poznat.
- Po podpisu všech stran Doruna k dokumentu připojí Protokol o podpisu: strany, způsob ověření (e-mail a kód), časy v pražském čase, částečně skryté e-maily a IP adresy, zařízení, průběh podpisu, kód ověření a QR kód.
- Celý soubor (dokument a protokol) Doruna opatří elektronickou pečetí Doruna. Změna po zapečetění je v programu pro PDF (například Adobe Acrobat Reader) poznat: pečeť se ukáže jako porušená, nebo v souboru chybí. Pravost pak ověříte podle otisku na doruna.cz/overeni-podpisu.
- Text prohlášení, se kterým strana souhlasí, má verzi a otisk; v záznamu je uložené přesné znění, které strana viděla.
Jak ověřit, že vše funguje
- Na stránce doruna.cz/overeni-podpisu zadejte kód ověření z protokolu (nebo naskenujte QR kód). Stránka ukáže, že dokument odpovídá záznamu Doruna, kdy byl dokončen a kdo ho podepsal.
- Na téže stránce můžete vybrat soubor PDF. Jeho otisk SHA-256 se spočítá ve vašem prohlížeči a serveru se pošle jen otisk — dokument se nikam neodesílá.
- V Adobe Acrobat Reader otevřete podepsané PDF a v panelu Podpisy klikněte na podpis Doruna → Zobrazit vlastnosti podpisu. Text „Dokument nebyl od použití tohoto podpisu změněn“ znamená, že soubor je beze změny.
- Pečeť patří Doruna: ve vlastnostech podpisu zvolte Zobrazit podepisujícího → Podrobnosti a otisk SHA-256 porovnejte s otiskem klíče pečeti na stránce doruna.cz/overeni-podpisu. Když souhlasí, můžete klíči v Adobe důvěřovat a podpis se ukáže jako platný.
Řešení problémů
| Co vidíte | Proč | Co udělat |
|---|---|---|
| Na stránce podpisu: „Odkaz k podpisu je neplatný. Zkontrolujte, že jste ho zkopírovali celý, nebo požádejte odesílatele o nový.“ | Odkaz není celý (zalomil se v e-mailu), nebo odesílatel mezitím poslal výzvu znovu — nový odkaz ten starý vypne. U podepsaného dokumentu: nový odkaz ke stažení vypne předchozí odkaz ke stažení; odkaz, kterým strana podepsala, platí dál. | Otevřete odkaz přímo z posledního e-mailu, nebo požádejte odesílatele, aby vám v panelu Podpis Doruna poslal výzvu (u podepsaného dokumentu odkaz ke stažení) znovu. |
| Na stránce podpisu: „Platnost odkazu k podpisu skončila. Požádejte odesílatele o nový.“ | Odkaz k podpisu platí 14 dní od odeslání; odkaz ke stažení podepsaného dokumentu 30 dní od podpisu všech stran. | Požádejte odesílatele o nový odkaz. Podepsaný dokument vám může poslat i odesílatel — v panelu Podpis Doruna ho stáhne kdykoli. |
| Na stránce podpisu: „Odesílatel žádost o podpis odvolal. Dokument už nelze podepsat.“ | Odesílatel žádost odvolal (například kvůli změně smlouvy). | Počkejte na novou výzvu, nebo se obraťte na odesílatele. |
| Při ověření kódu: „Kód nesouhlasí. Zbývá pokusů: 4.“ | Kód v poli nesouhlasí s posledním odeslaným kódem — platí jen ten nejnovější. | Opište kód z posledního e-mailu (šest číslic, bez mezer). |
| Při ověření kódu: „Kód byl zadán špatně příliš často. Nechte si poslat nový.“ | Kód byl pětkrát zadán špatně, proto přestal platit. | Klikněte na Poslat kód a zadejte nový kód. |
| Při ověření kódu: „Platnost kódu skončila. Nechte si poslat nový.“ | Kód platí 10 minut od odeslání. | Nechte si poslat nový kód a zadejte ho hned. |
| Při odeslání kódu: „Kód jsme dnes poslali už pětkrát. Zkuste to zítra nebo požádejte odesílatele o nový odkaz.“ | Jedné straně lze poslat nejvýš pět kódů za 24 hodin. | Zkuste to zítra, nebo požádejte odesílatele, aby vám poslal výzvu znovu. Nepřichází-li kód vůbec, podívejte se do složky nevyžádané pošty. |
| Při podpisu: „Ověření e-mailu vypršelo. Nechte si poslat nový kód.“ | Po ověření kódu je na podpis 30 minut. | Nechte si poslat nový kód, ověřte ho a podepište. |
| V okně Odeslat k podpisu: „Na tarifu Free lze tento měsíc odeslat k podpisu nejvýš 5 smluv. Limit se obnoví 1. den dalšího měsíce, na placeném tarifu limit není.“ | Na tarifu Free lze měsíčně odeslat k podpisu nejvýš 5 smluv; počítají se i odvolané a vypršelé žádosti. | Počkejte do 1. dne dalšího měsíce, nebo přejděte na placený tarif. |
| V okně Odeslat k podpisu: „PDF smlouvy se teď nepodařilo připravit. Zkuste to prosím za chvíli znovu.“ | PDF smlouvy se nepodařilo vytvořit — tisková služba nestihla odpovědět. Žádost nevznikla a do limitu se nepočítá. | Zkuste to za chvíli znovu. Když potíže trvají, napište podpoře. |
| V okně Odeslat k podpisu: „Podpis Doruna je dočasně nedostupný. Zkuste to prosím později.“ | Pečeť Doruna je dočasně nedostupná. Už odeslané žádosti lze dál podepisovat, dokončí se po obnovení. | Zkuste odeslání později. |
| V panelu Podpis Doruna po kliknutí na Poslat výzvu znovu: „Výzvu se teď nepodařilo odeslat. Zkuste to prosím za chvíli.“ | E-mail s novou výzvou se nepodařilo odeslat (dočasná chyba odesílání). Nový odkaz nevznikl — dosavadní odkaz strany z dřívější výzvy platí dál. | Zkuste to za chvíli znovu, pauza 10 minut se po neodeslané výzvě nepočítá. Když hláška mluví o vyčerpaném denním limitu odeslaných e-mailů, pošlete výzvu zítra. |
| Při uložení nebo smazání smlouvy: „Smlouva je odeslaná k podpisu v Doruna. Nejdřív žádost o podpis odvolejte.“ | Smlouva čeká na podpisy — dokument, který strany podepisují, se nesmí změnit. | V panelu Podpis Doruna klikněte na Odvolat žádost, smlouvu upravte a pošlete ji k podpisu znovu. |
| V panelu Podpis Doruna: „Dokončení podpisu se nepodařilo. Podpisy stran jsou uložené; zkuste dokončení znovu, nebo to zkusíme sami za chvíli.“ | Všechny strany podepsaly, ale připojení protokolu nebo pečeti se nepovedlo. Podpisy zůstávají uložené. | Klikněte na Zkusit dokončit znovu. Doruna to zkusí i sama při dalším otevření panelu. |
| V panelu Podpis Doruna u strany: „E-mail o dokončení se nepodařilo odeslat.“ | Podpis je dokončený, ale e-mail s odkazem na podepsané PDF se této straně nepodařilo odeslat (například kvůli dočasné chybě odesílání). | U strany klikněte na Poslat odkaz znovu — dostane nový odkaz ke stažení. Znovu to jde nejdřív za 10 minut a nejdéle 30 dní od dokončení; potom jí podepsané PDF pošlete sami. |
| Na stránce ověření: „Dokument byl změněn nebo ho neznáme.“ | Soubor se liší od podepsaného dokumentu — i jen uložení v jiném programu nebo tisk do nového PDF změní otisk. Nebo podpis ještě nebyl dokončen či byl odvolán. | Vyberte soubor tak, jak přišel e-mailem, nebo ověřte dokument podle kódu ověření z protokolu. |
| V Adobe Acrobat Reader: „Minimálně jeden podpis má problémy“ nebo „platnost podpisu je neznámá“. | Adobe klíč pečeti Doruna zatím nezná, proto nemůže potvrdit, komu patří. Neznamená to, že je dokument změněný. | Ve vlastnostech podpisu zkontrolujte, že dokument nebyl od podpisu změněn, a ověřte otisk klíče pečeti: Zobrazit podepisujícího → Podrobnosti → otisk SHA-256 musí souhlasit s otiskem na doruna.cz/overeni-podpisu. |
Odpojení
- Žádost, kterou ještě nepodepsaly všechny strany, odvoláte v panelu Podpis Doruna tlačítkem Odvolat žádost. Strany dostanou e-mail, odkazy přestanou platit a smlouva zůstane ve stavu K podpisu.
- Smlouvu podepsanou přes Podpis Doruna nelze v aplikaci upravit, smazat ani vrátit tlačítkem Zrušit podpis. Podepsaný dokument, protokol a záznam o průběhu podpisu zůstávají uložené u firmy.
- Smlouvu, jejíž žádost o podpis byla odvolána nebo vypršela, smazat můžete. Žádost o Podpis Doruna k této smlouvě, PDF odeslané k podpisu a záznam o průběhu podpisu zůstanou uložené u firmy, dokud firmu v Doruna nesmažete.
- Se smazáním firmy se smažou i všechny žádosti o podpis, záznamy o průběhu a uložená PDF. Stránka ověření pak tyto dokumenty nezná; strany si ponechají PDF, které dostaly e-mailem, a pečeť v něm se dá ověřit dál.
Bezpečnost
- Doruna u každé strany ukládá jméno, e-mail, časy, IP adresu a údaje o zařízení a prohlížeči při podpisu. Celé údaje vidí jen firma, která dokument poslala; v protokolu a na stránce ověření jsou e-maily a IP adresy částečně skryté.
- Odkaz k podpisu je osobní a náhodný (256 bitů). Doruna ho neukládá, jen jeho otisk; ověřovací kód ukládá také jen jako otisk a neposílá ho v předmětu e-mailu.
- Stránka podpisu nenačítá analytiku ani reklamu (ani se souhlasem s cookies daným na webu Doruna) a adresu s odkazem neposílá dál.
- Kdo má kód ověření nebo soubor PDF, uvidí na stránce ověření jména stran, časy podpisu a částečně skryté e-maily — název dokumentu, firmu ani IP adresy ne.
- Záznam o průběhu podpisu se nedá v aplikaci změnit ani smazat; každá položka nese otisk předchozí, takže by se zásah do záznamu poznal.
- Počet kódů, pokusů a načtení je omezený — z jedné IP adresy i na jednu stranu.