- Nápověda
- Doklady a dokumenty
Doklady a dokumentyNávod krok za krokem
Doklady e-mailem: faktury přeposílejte na adresu firmy
Fakturu nebo účtenku přepošlete na adresu své firmy v Doruna. Z PDF, fotky i faktury ISDOC vznikne koncept v přijatých dokladech ke kontrole.
Obsah návodu
Co propojení umí
- Dá vaší firmě vlastní adresu pro doklady ve tvaru název-firmy-xxxxxx@doklady.doruna.cz — funguje s jakoukoli poštou (Gmail, Outlook, Seznam, firemní server).
- Z faktury nebo účtenky v příloze (PDF, fotka JPG, PNG nebo WEBP) připraví AI koncept přijaté faktury — stejně jako AI sken faktury v aplikaci. Každý doklad je jeden AI sken z tarifu.
- Fakturu ve formátu ISDOC (.isdoc, .isdocx) načte přesně ze souboru, bez AI a bez čerpání skenů. PDF téže faktury ze stejného e-mailu (se stejným názvem souboru, nebo s číslem faktury v názvu) k ní jen připojí — i k faktuře ISDOC, kterou už v Doruna máte bez souboru.
- Ke konceptu uloží kopii souboru z e-mailu — na Google Disk vaší firmy, a když Disk připojený nemáte, šifrovaně do úložiště Doruna. V editoru dokladu ji stáhnete i po letech (údaje o e-mailu se po 90 dnech mažou, soubor u dokladu zůstává).
- Pozná soubor, ze kterého už doklad máte (i nahraný dřív v aplikaci), a druhý koncept nezaloží.
- E-maily od neznámých nebo neověřených odesílatelů nezpracuje a nechá je čekat na vaše schválení.
- Funguje na každém tarifu Doruna — čerpá AI skeny tarifu. Když skeny dojdou, doklady počkají v Doruna (nejvýš 90 dní) a vlastník firmy dostane jeden e-mail s nabídkou skeny dokoupit.
Co propojení neumí
- Doklady sám nezaúčtuje — každý koncept zkontrolujete, uložíte a zaúčtujete vy.
- Neotevírá odkazy v textu e-mailu a text e-mailu neukládá — doklad musí být v příloze. Fakturu, kterou dodavatel posílá jen odkazem, stáhněte a nahrajte na stránce AI sken faktury.
- Nepřijímá archivy (ZIP, RAR), dokumenty Office, HTML, obrázky SVG ani programy. Fotky ve formátu HEIC (iPhone) zatím také ne.
- Nečte zašifrované PDF ani PDF chráněné heslem.
- Nezpracuje víc než 10 příloh a 20 MB v jednom e-mailu ani soubor větší než 10 MB.
- Z jednoho PDF s více doklady založí koncept jen z prvního — ostatní pošlete zvlášť.
- Nepřijme víc než 25 e-mailů za den na jednu firmu.
Co k tomu potřebujete
- Tarif Doruna: kterýkoli, i Free. Každé PDF nebo fotka je jeden AI sken; faktura ISDOC sken nečerpá. Na Free je soubor nejvýš 5 MB.
- V Doruna roli s přístupem k přijatým fakturám, která smí měnit data. Role „Jen čtení“ adresu a e-maily vidí, ale nic neschvaluje.
- E-mailovou adresu, ze které budete doklady posílat: vaši adresu člena firmy, nebo adresu, kterou přidáte mezi povolené odesílatele (účetní, dodavatel).
- Poštu, která e-mail umí přeposlat — ručně tlačítkem Přeposlat, nebo automaticky pravidlem.
Část 1: adresa firmy v Doruna
Adresu má každá firma svoji; najdete ji v Nastavení i na stránce AI sken faktury.
Část 2: přeposlání ve vaší poště
Ručně funguje vždy; automaticky jen tam, kde to vaše pošta dovolí.
Část 3: e-maily ke schválení
E-mail od neznámého nebo neověřeného odesílatele se nezpracuje sám.
Jak to funguje
- E-mail přijme poskytovatel pošty Resend a Doruna si od něj vezme odesílatele, předmět, výsledek ověření odesílatele a přílohy. Text e-mailu se neukládá a odkazy z něj se neotevírají.
- E-mail se zpracuje sám, když přišel od člena firmy s přístupem k přijatým dokladům nebo z povolené adresy a zároveň prošel ověřením odesílatele: DMARC, nebo podpis DKIM domény odesílatele. Samotné SPF nestačí. Ostatní e-maily čekají na schválení.
- Přílohy se nejdřív vyberou podle názvu a velikosti — archivy, dokumenty Office, HTML a programy se ani nestáhnou. U stažených souborů rozhoduje obsah, ne přípona: „faktura.pdf“, která není PDF, se zahodí.
- Každý soubor prověří antivirus na serveru Doruna. Když antivirus neběží, soubor počká — bez kontroly se nezpracuje.
- Uloží se nová kopie souboru, ne ten poslaný: z PDF zmizí skripty, vložené soubory a automatické akce, fotka se přepočítá do nového obrázku WebP bez metadat (poloha GPS, údaje o fotoaparátu) a otočí se podle toho, jak byla vyfocená. Kopii čte i AI. Když dojdou skeny nebo AI zrovna neběží, kopie počká v Doruna a zpracuje se, jakmile to půjde.
- Ze souboru vznikne koncept přijaté faktury přes AI sken (jeden sken z tarifu); faktura ISDOC se načte bez AI. Tentýž soubor podruhé koncept nezaloží.
- Když něco nejde (nepovolený typ, virus, šifrované PDF), dostane ověřený povolený odesílatel jednu automatickou odpověď se seznamem souborů a důvodů. Neznámým odesílatelům Doruna neodpovídá nikdy.
Jak ověřit, že vše funguje
- Pošlete si na adresu pro doklady e-mail s fakturou v PDF ze své adresy člena firmy.
- Na stránce AI sken faktury v části Poslední e-maily je u e-mailu stav Zpracováno a u přílohy Koncept založen s číslem dokladu.
- Koncept je v Přijatých fakturách; v editoru dokladu dole je, odkud doklad přišel, a tlačítko se souborem ke stažení.
- Stejný e-mail pošlete znovu — u přílohy je „Už v Doruna“ a druhý koncept nevznikl.
Řešení problémů
| Co vidíte | Proč | Co udělat |
|---|---|---|
| Odesílatel není člen firmy ani mezi povolenými odesílateli. | E-mail přišel z adresy, kterou Doruna u firmy nezná — často při automatickém přeposílání, kdy je odesílatelem dodavatel. | Na stránce AI sken faktury e-mail schvalte; zaškrtnutím přidáte adresu mezi povolené odesílatele a příště se zpracuje sám. |
| Odesílatele se nepodařilo ověřit (SPF, DKIM a DMARC neprošly) — adresa mohla být podvržená. | Pošta odesílatele e-mail nepodepsala (DKIM) a doména nemá DMARC — nejde poznat, že ho opravdu poslal on. | Když e-mail čekáte, schvalte ho. Opakuje-li se to, požádejte správce pošty odesílatele o podpis DKIM. |
| Doména odesílatele e-mail neuznala za svůj (DMARC) — adresa byla nejspíš podvržená. | Někdo poslal e-mail pod cizí adresou (třeba vaší) a doména adresy ho odmítla. | E-mail odmítněte. Pokud jste ho opravdu poslali vy, pošlete ho znovu přímo ze své pošty, ne přes jinou službu. |
| Poskytovatel pošty neposlal výsledek ověření odesílatele (SPF, DKIM, DMARC). | U e-mailu chybí výsledek ověření — bez něj Doruna nepozná, kdo ho poslal. | Když e-mail čekáte, schvalte ho; jinak ho odmítněte. |
| E-mail nemá přílohu s dokladem (PDF, fotku nebo fakturu ISDOC). Odkazy v textu e-mailu Doruna neotevírá — doklad pošlete jako přílohu. | V e-mailu nebyla žádná příloha, nebo jen obrázky z podpisu. | Pošlete doklad jako přílohu. Fakturu dostupnou jen přes odkaz stáhněte a nahrajte na stránce AI sken faktury. |
| Tento typ souboru nepřijímáme — jen PDF, fotky (JPG, PNG, WEBP) a faktury ISDOC. | Příloha je archiv, dokument Office, HTML, SVG, program nebo jiný soubor. | Pošlete doklad jako PDF nebo fotku. Archiv rozbalte a pošlete jednotlivé soubory. |
| Obsah souboru neodpovídá jeho příponě (třeba „faktura.pdf“, která není PDF) — soubor jsme zahodili. | Soubor se tváří jako PDF nebo fotka, ale uvnitř je něco jiného (stránka HTML, program, archiv). | Takový soubor neotevírejte — bývá to podvodný e-mail. Skutečnou fakturu si vyžádejte od dodavatele znovu. |
| Fotky HEIC zatím přijmout neumíme — pošlete fotku jako JPG (iPhone: Nastavení → Fotoaparát → Formáty → Nejkompatibilnější). | iPhone ukládá fotky ve formátu HEIC, který Doruna zatím neumí bezpečně přepočítat. | Přepněte formát fotek na Nejkompatibilnější (JPG), nebo fotku pošlete jako PDF. |
| Soubor je větší než 10 MB. | Příloha je větší než limit souboru. | Pošlete menší soubor (sken v nižším rozlišení, jen stránky s dokladem). |
| E-mail má víc než 10 příloh s doklady — tuto jsme nezpracovali. Pošlete ji dalším e-mailem. | V jednom e-mailu bylo víc než 10 dokladů; zpracovalo se prvních 10. | Zbylé doklady pošlete dalším e-mailem. |
| Přílohy e-mailu mají dohromady víc než 20 MB — tuto jsme nezpracovali. Pošlete ji dalším e-mailem. | Přílohy e-mailu jsou dohromady větší než 20 MB. | Rozdělte doklady do více e-mailů. |
| Malý obrázek (nejspíš logo z podpisu e-mailu) — přeskočeno. | Obrázek menší než 30 kB Doruna bere jako logo nebo ikonu z podpisu, ne jako doklad. | Nic — jde jen o informaci. Fotku účtenky pošlete v běžném rozlišení. |
| Antivirus v souboru našel hrozbu (…) — soubor jsme zahodili a nikam neuložili. | Antivirus na serveru Doruna našel v příloze škodlivý obsah. | Soubor u sebe neotevírejte a e-mail smažte. Fakturu si vyžádejte od dodavatele znovu. |
| Čeká na antivirovou kontrolu — zpracujeme ho, jakmile antivirus znovu poběží. | Antivirus na serveru Doruna teď neodpovídá; bez kontroly se soubor nezpracuje. | Nic — soubor se zpracuje sám, jakmile antivirus poběží. Doruna o výpadku ví. |
| PDF je zašifrované nebo chráněné heslem — pošlete doklad bez ochrany. | PDF je zašifrované, chráněné heslem nebo má omezený tisk. | Uložte nebo vytiskněte PDF znovu bez ochrany a pošlete ho, nebo si nechráněné vyžádejte od dodavatele. |
| Soubor je poškozený a nejde přečíst. | Soubor je neúplný nebo poškozený (třeba useknutý při odesílání). | Pošlete soubor znovu, případně si ho vyžádejte od dodavatele. |
| PDF má víc než 50 stran — pošlete jen stránky s dokladem. | Dokument je příliš dlouhý na jeden doklad. | Pošlete jen stránky s fakturou. |
| Fotka má příliš velké rozměry (víc než 40 megapixelů) — pošlete menší. | Fotka má extrémní rozměry, které by server zbytečně zatížily. | Pošlete fotku v menším rozlišení. |
| Fotka je i po převodu větší než 10 MB — pošlete ji v nižším rozlišení nebo jako PDF. | Fotka se ukládá jako nový obrázek WebP. U velmi zrnité fotky ve vysokém rozlišení je i po druhém, zmenšeném převodu větší než limit souboru. | Pošlete fotku v nižším rozlišení, nebo doklad naskenujte do PDF. |
| Fotky teď nejde bezpečně zpracovat — pošlete doklad jako PDF. | Převod fotek na serveru Doruna teď neběží — bez nové kopie se fotka nezpracuje. | Pošlete doklad jako PDF, nebo fotku pošlete znovu později. Doruna o výpadku ví. |
| Soubor se nepodařilo bezpečně zpracovat v časovém limitu — pošlete ho jako jiný soubor, nebo ho nahrajte na stránce AI sken faktury. | Kopie souboru se nepodařilo bezpečně sestavit (neobvyklá stavba PDF, příliš složitý soubor). | Vytiskněte doklad do nového PDF a pošlete ho znovu, nebo ho nahrajte na stránce AI sken faktury. |
| Čeká — došly AI skeny. Zpracujeme ho, jakmile skeny dokoupíte nebo začne nový měsíc. | Firmě došly AI skeny tarifu; vlastník dostal e-mail s nabídkou dokoupit. | Dokupte skeny v Nastavení → Fakturace, nebo počkejte na nový měsíc — doklady se zpracují samy. |
| Čeká, až se načte faktura ISDOC ze stejného e-mailu — PDF k ní patří. | Faktura ISDOC ze stejného e-mailu se ještě načítá (zkouší se znovu) — PDF téže faktury na ni čeká, aby nevznikl druhý koncept. | Nic — PDF se k faktuře připojí samo. Když se faktura ISDOC nenačte vůbec, PDF projde AI skenem. |
| Čeká — AI rozpoznání dokladů je teď nedostupné, zkusíme to znovu. | AI je dočasně pozastavená nebo přetížená. | Nic — doklad se zpracuje při dalším pokusu. |
| Tento soubor už v Doruna je — doklad …. Druhý koncept jsme nezaložili. | Ze stejného souboru už doklad vznikl (e-mailem nebo nahráním v aplikaci). | Otevřete existující doklad přes odkaz u přílohy. |
| Soubor nevypadá jako faktura ani účtenka, koncept jsme proto nezaložili. Sken se nezapočítal. | AI v souboru nenašla doklad (smlouva, obrázek, prázdná stránka). | Pošlete fakturu nebo účtenku; jiný dokument nahrajte do Dokumentů. |
| Soubor je pro tarif Free příliš velký (nejvýš 5 MB). Zmenšete ho, nebo přejděte na tarif Pro. | Na tarifu Free má soubor ke skenu limit 5 MB. | Pošlete menší soubor, nebo přejděte na vyšší tarif. |
| Faktura je vystavená na jiného odběratele, ne na vaši firmu. Zkontrolujte, že ji nahráváte do správné firmy. | Faktura ISDOC je vystavená na jinou firmu, než které patří adresa pro doklady. | Pošlete fakturu na adresu správné firmy. |
| E-mail už u poskytovatele pošty není — pošlete ho prosím znovu. | E-mail se nepodařilo načíst — poskytovatel pošty ho už nemá. | Pošlete e-mail znovu. |
| Koncept je založený, ale soubor se k němu nepodařilo uložit — uschovejte si originál z e-mailu. | Koncept vznikl, kopii souboru se ale k dokladu nepodařilo uložit — Google Disk firmy ani úložiště Doruna ji teď nepřijaly. Doruna o tom ví. | Originál si uschovejte ve své poště nebo ho k dokladu připojte jinak. |
| Žádnou přílohu jsme nezpracovali — důvod je uvedený u každé z nich. | Všechny přílohy e-mailu byly odmítnuté (typ souboru, velikost, obsah, antivirus…). | Podívejte se na důvod u jednotlivých příloh a pošlete doklad znovu — jako PDF nebo fotku. |
| E-mail se nepodařilo zpracovat. Pošlete ho prosím znovu, nebo doklad nahrajte na stránce AI sken faktury. | Zpracování se nepovedlo ani po několika pokusech. | Pošlete e-mail znovu; když se to opakuje, nahrajte doklad na stránce AI sken faktury. |
| Tato adresa už mezi povolenými odesílateli je. | Adresu jste už přidali. | Nic — adresa je v seznamu. |
| Adresu pro doklady Doruna nejde přidat mezi odesílatele. | Adresa @doklady.doruna.cz nemůže být odesílatelem (přeposílání by se točilo dokola). | Přidejte adresu, ze které vám doklady opravdu chodí. |
Odpojení
- Doklady e-mailem nepotřebují žádné připojení — stačí přestat posílat na adresu pro doklady a zrušit pravidla přeposílání ve své poště.
- Tlačítko Vygenerovat novou adresu dosavadní adresu hned zneplatní: e-maily na ni se nezpracují. Hodí se, když se adresa dostala k někomu, kdo ji mít nemá.
- Povoleného odesílatele odeberete v okně Kdo smí posílat doklady.
- Koncepty a soubory u dokladů zůstávají. Záznamy o přijatých e-mailech se mažou po 90 dnech, e-maily čekající na schválení po 14 dnech, odmítnuté hned.
Bezpečnost
- Zpracují se jen e-maily od členů firmy a povolených odesílatelů, a to jen po ověření odesílatele (DMARC nebo podpis DKIM domény odesílatele) — podvržená adresa se pozná.
- Přijímáme jen PDF, fotky a faktury ISDOC; typ určuje obsah souboru, ne jeho jméno. Odkazy z e-mailu se nikdy neotevírají a text e-mailu se nezobrazuje ani neukládá.
- Každý soubor prověří antivirus na serveru Doruna — soubory klientů se žádné cizí službě ke kontrole neposílají.
- Ukládá se nová, znovu sestavená kopie souboru: PDF bez skriptů, vložených souborů a automatických akcí, fotka jako nový obrázek WebP bez metadat (poloha GPS, údaje o fotoaparátu). Zašifrované a poškozené soubory se odmítnou.
- Soubory se rozebírají v odděleném procesu s limitem času, paměti a počtu stran; nejvýš 10 příloh a 20 MB na e-mail, 10 MB na soubor a 25 e-mailů denně na firmu.
- Tentýž e-mail i tentýž soubor se zpracuje jednou.
- Automatická odpověď jde jen ověřenému povolenému odesílateli — přes Doruna nejde posílat poštu na cizí adresy.
- Kopii souboru u firmy bez Google Disku ukládáme šifrovaně (AES-256) v úložišti Cloudflare R2, ve složce vaší firmy; stáhnout ji jde jen v Doruna po přihlášení, veřejný odkaz neexistuje. Se smazáním přílohy se smaže i soubor.
- Ukládá se jen soubor, odesílatel, předmět a čas. E-maily přijímá poskytovatel pošty Resend (uvedený v seznamu zpracovatelů).